Rediger og administrer en lokasjon

Når en lokasjon først er opprettet, kan opplysningene endres og vedlikeholdes fra Kontrollpanelet. Her kan du blant annet oppdatere kontaktinformasjon, endre status, legge til eller fjerne informasjon og administrere lokasjoner som ikke lenger er aktive.

Vær oppmerksom på at en lokasjon kan være koblet til andre deler av kjedeportalen. Endringer bør derfor gjøres med litt ekstra omtanke dersom lokasjonen allerede er knyttet til brukere, dokumenter, Kjedemeldinger eller andre funksjoner.

Finn lokasjonen du vil redigere

Gå til Lokasjoner i Kontrollpanelet. Her finner du oversikten over lokasjonene som er registrert i kjedeportalen.

Oversikten viser sentral informasjon om hver lokasjon, blant annet navn og status. Statuskolonnen gjør det enklere å skille mellom aktive lokasjoner og lokasjoner som for eksempel er midlertidig stengt eller inaktive.

Dette betyr at en lokasjon fortsatt kan finnes i Kontrollpanelet selv om den ikke lenger skal behandles som en ordinær, aktiv lokasjon.

Klikk på navnet til lokasjonen du ønsker å åpne.

Rediger opplysninger

På redigeringssiden kan du endre informasjonen som er registrert på lokasjonen. Hvilke felt som finnes, avhenger av hvordan kjedeportalen er satt opp.

Det kan blant annet være:

• grunninformasjon og status
• adresse og kontaktinformasjon
• selskaps- og fakturainformasjon
• kontaktpersoner
• lokasjonskategori
• bilde og logo
• avtaler og dokumenter
• annen informasjon som er definert i kundens versjon

Gjør de ønskede endringene og lagre lokasjonen når du er ferdig.

De enkelte delene av lokasjonsinformasjonen er forklart nærmere på egne hjelpesider.

Endre status

Status brukes til å angi hvilken tilstand lokasjonen har. Hvilke statuser som er tilgjengelige, kan variere mellom ulike kjedeportaler.

En lokasjon kan for eksempel være aktiv, midlertidig stengt eller inaktiv.

Hvis en lokasjon bare er midlertidig ute av drift, bør du normalt bruke en status som beskriver dette fremfor å fjerne lokasjonen. Dersom lokasjonen ikke lenger er i bruk, kan den settes som inaktiv.

På denne måten beholdes lokasjonen og informasjonen som er registrert på den, samtidig som statusen viser at den ikke lenger skal behandles som en ordinær aktiv lokasjon.

Før du deaktiverer en lokasjon

En lokasjon kan være mer enn en oppføring med navn og adresse. Den kan også fungere som et koblingspunkt andre steder i GX Axis.

Før du setter en lokasjon som inaktiv, bør du derfor kontrollere om den er knyttet til:

• brukere
• dokumenter eller avtaler med tilgangsstyring
• Kjedemeldinger eller annet målrettet innhold
• andre funksjoner som bruker lokasjon som kriterium

Å endre status på lokasjonen betyr ikke nødvendigvis at slike koblinger automatisk fjernes.

Hvis personer som tidligere tilhørte lokasjonen fortsatt skal ha tilgang til kjedeportalen, bør brukerne derfor også gjennomgås og eventuelt knyttes til en annen lokasjon.

Deaktivere eller slette?

Som hovedregel er det bedre å sette en lokasjon som inaktiv enn å slette den dersom lokasjonen tidligere har vært i bruk.

Da beholdes registrerte opplysninger og eksisterende koblinger, og det er fortsatt mulig å finne lokasjonen igjen i Kontrollpanelet.

Sletting bør derfor først vurderes når du er sikker på at lokasjonen ikke lenger skal brukes, og at den ikke inngår i koblinger eller historikk som bør beholdes.

Kontroller resultatet

Etter større endringer kan det være lurt å kontrollere hvordan lokasjonen og tilknyttet innhold fremstår i kjedeportalen, særlig hvis du har:

• endret status
• endret hvilke brukere som er knyttet til lokasjonen
• endret tilgang til avtaler eller dokumenter
• gjort andre endringer som kan påvirke hvem som får se innhold

Da fanger du opp eventuelle konsekvenser av endringen før de blir et mysterium for neste administrator.