Leverandørinformasjon, kategori og kontaktpersoner
Når en leverandør er opprettet, kan du registrere informasjon som beskriver hvem leverandøren er, hva leverandøren tilbyr og hvordan brukerne kan komme i kontakt med riktig person.
Informasjonen består både av vanlig leverandørinformasjon du skriver selv, og strukturerte opplysninger som kategori og kontaktinformasjon. GX Axis bruker disse opplysningene når leverandøren vises i kjedeportalen.
Hvilke felt som er tilgjengelige, og hvordan opplysningene presenteres i portalen, kan variere i kundens versjon.
Generell leverandørinformasjon
Den generelle leverandørinformasjonen skrives i det vanlige innholdsfeltet på leverandøren.
Her kan du beskrive for eksempel:
- hva leverandøren tilbyr
- hvilke produkter eller tjenester leverandøren leverer
- praktisk informasjon om bestilling eller levering
- fordeler eller betingelser som gjelder for kjeden
- annen informasjon brukerne trenger om leverandøren
Du kan formatere teksten med blant annet overskrifter, avsnitt, punktlister og lenker.
Denne delen egner seg best for informasjon som skal leses som vanlig innhold. Opplysninger som GX Axis skal bruke som egne data – for eksempel kategori, kontaktpersoner, status og avtaleperiode – bør registreres i feltene som er beregnet på dette.
Viktig: Den generelle leverandørinformasjonen er ikke et område for tilgangsstyrt informasjon. Innholdet vises for brukerne som har tilgang til leverandøren. Dokumenter eller avtaler som bare bestemte brukergrupper skal kunne se, bør derfor legges inn som vedlegg med riktig tilgangsstyring.
Velg leverandørkategori
Leverandørkategorien brukes til å gruppere leverandører etter hva de leverer eller hvilken funksjon de har.
Velg den kategorien som passer best for leverandøren. Kategoriene som er tilgjengelige, bestemmes av hvordan kjedeportalen er satt opp.
Kategorisering gjør leverandøroversikten enklere å bruke og kan også benyttes til sortering, filtrering eller annen presentasjon i kundens versjon.
Dersom en passende kategori ikke finnes, bør du kontrollere med administrator før du oppretter en ny. For mange nesten like kategorier gjør fort leverandøroversikten mer rotete enn nyttig.
Kontaktinformasjon
Registrer leverandørens generelle kontaktopplysninger i de aktuelle feltene. Dette kan for eksempel være:
- telefonnummer
- e-postadresse
- nettsted
- andre tilgjengelige kontaktopplysninger
Bruk helst leverandørens generelle kontaktinformasjon her. Dersom brukerne skal kontakte bestemte personer hos leverandøren, registreres disse som kontaktpersoner.
Legg til kontaktpersoner
Du kan registrere én eller flere navngitte kontaktpersoner på leverandøren dersom dette er relevant.
For hver kontaktperson fyller du inn de opplysningene som er tilgjengelige, for eksempel navn, stilling eller rolle, telefonnummer og e-postadresse.
Det kan være nyttig å registrere flere kontaktpersoner dersom forskjellige personer har ansvar for ulike områder, for eksempel bestilling, kundeservice eller avtaleoppfølging.
Hold kontaktinformasjonen oppdatert. En kontaktperson som sluttet for to år siden er teknisk sett informasjon, men ikke spesielt nyttig informasjon.
Kontroller hvordan leverandøren presenteres
Når du har oppdatert leverandørinformasjonen, bør du kontrollere leverandøren i kjedeportalen.
Sjekk spesielt at:
- beskrivelsen er forståelig og oppdatert
- leverandøren ligger i riktig kategori
- kontaktopplysningene er korrekte
- kontaktpersonene fortsatt er relevante
- lenker og andre opplysninger fungerer som forventet
Husk at informasjonen du registrerer i Kontrollpanelet brukes til å bygge leverandørens visning i kjedeportalen. Endringer du gjør her kan derfor bli synlige for brukerne så snart leverandøren oppdateres.