Kontaktinformasjon og kontaktpersoner

En lokasjon kan inneholde både generell kontaktinformasjon og én eller flere navngitte kontaktpersoner.

Den generelle kontaktinformasjonen beskriver hvordan lokasjonen kan kontaktes, mens kontaktpersonene brukes for personer med bestemte roller eller ansvarsområder ved lokasjonen.

Kontaktinformasjon

Under Kontaktinformasjon registrerer du lokasjonens generelle kontaktopplysninger.

GX Axis har felt for:

• besøksadresse
• postnummer
• poststed
• telefon
• generell e-postadresse
• nettside
• bestillingsside

Fyll bare ut opplysninger som er relevante for den aktuelle lokasjonen. Felter uten innhold vises normalt ikke i kjedeportalen.

Husk at dette er lokasjonens generelle kontaktinformasjon. Telefonnummeret og e-postadressen her bør derfor være kontaktpunkter for selve lokasjonen, ikke nødvendigvis direkte kontaktinformasjon til en bestemt person.

Kontaktpersoner

Under Kontaktpersoner kan du registrere én eller flere personer som er knyttet til lokasjonen.

For hver kontaktperson kan du registrere:

• navn
• rolle eller funksjon
• telefon
• e-post
• eventuell merknad eller annen kontaktinformasjon

Du kan legge til flere kontaktpersoner dersom lokasjonen har flere personer som bør være tilgjengelige i kjedeportalen.

Rollen eller funksjonen skrives inn for den enkelte kontaktpersonen. GX Axis har ikke en fast liste med funksjoner som for eksempel «Daglig leder», «Driftsleder» eller «Salg». Hvilke betegnelser som brukes, bestemmes derfor av virksomhetens behov.

Rekkefølgen på kontaktpersonene

Rekkefølgen på kontaktpersonene kan ha betydning for hvordan de presenteres i kjedeportalen.

I lokasjonsoversikten kan kundens versjon være satt opp til å vise bare et begrenset antall kontaktpersoner, mens alle registrerte kontaktpersoner vises når brukeren åpner selve lokasjonen.

Det er derfor fornuftig å plassere de viktigste kontaktpersonene først.

Kontaktperson er ikke det samme som bruker

En kontaktperson på en lokasjon er ikke automatisk en bruker av kjedeportalen.

Kontaktpersoner og brukere behandles som separate opplysninger i GX Axis. En person kan derfor være registrert som kontaktperson uten å ha egen brukerkonto, og en bruker av kjedeportalen trenger ikke være registrert som kontaktperson.

Hvis en person også skal kunne logge inn i kjedeportalen, må vedkommende opprettes som bruker og få riktig rolle og eventuell tilknytning til én eller flere lokasjoner.

Hold kontaktinformasjonen oppdatert

Kontaktinformasjon blir fort utdatert når personer bytter stilling, slutter eller får nye ansvarsområder. Oppdater derfor lokasjonen når kontaktopplysninger eller kontaktpersoner endres.

Det er særlig viktig å kontrollere:

• at generell telefon og e-post fortsatt er riktig
• at tidligere kontaktpersoner fjernes eller erstattes
• at nye kontaktpersoner legges til
• at rolle eller funksjon fortsatt stemmer
• at de viktigste kontaktpersonene ligger i riktig rekkefølge

Da kan lokasjonsinformasjonen i kjedeportalen fungere som en oppdatert og pålitelig kilde for virksomheten.