Bestem hvem som kan se et leverandørdokument
Dokumenter som legges til på en leverandør, trenger ikke være synlige for alle som har tilgang til leverandøren. GX Axis gjør det mulig å begrense hvert enkelt dokument til bestemte brukerroller.
Dette gjør at samme leverandør kan inneholde både dokumenter som er relevante for alle brukere, og interne avtaler eller andre dokumenter som bare enkelte roller skal ha tilgang til.
Tilgang bestemmes for hvert dokument
Når du legger til et dokument eller vedlegg på en leverandør, kan du velge hvilke brukerroller som skal kunne se dokumentet.
Tilgangsinnstillingen gjelder det enkelte dokumentet. To dokumenter på samme leverandør kan derfor ha forskjellig tilgang.
Eksempel:
- En produktoversikt kan være tilgjengelig for alle som har tilgang til Leverandører.
- En intern avtale kan begrenses til bestemte administrative roller.
- Et pristillegg eller annet internt dokument kan ha en annen tilgang enn resten av leverandørinformasjonen.
Hvis du ikke velger noen roller
Lar du feltet for roller stå tomt, følger dokumentet den ordinære tilgangen til Leverandører.
Det betyr at dokumentet kan vises til alle innloggede brukere som ellers har tilgang til leverandøren og leverandørinformasjonen.
Du trenger derfor ikke velge alle roller manuelt når et dokument skal være generelt tilgjengelig.
Hvis du velger én eller flere roller
Velger du én eller flere roller, begrenses dokumentet til brukere som har minst én av de valgte rollene.
En bruker som kan se selve leverandøren, vil dermed ikke nødvendigvis kunne se alle dokumentene som er registrert på leverandøren.
GX Axis kontrollerer dokumenttilgangen mot rollen til den innloggede brukeren og viser bare dokumentene brukeren har tilgang til.
Tilgangen gjelder også selve filen
Tilgangsstyringen handler ikke bare om å skjule dokumentet fra leverandørsiden.
GX Axis beskytter også selve filtilgangen. En bruker som ikke har tilgang til dokumentet, skal derfor heller ikke kunne åpne filen direkte gjennom filens adresse.
Dette er spesielt viktig for interne avtaler, økonomiske dokumenter og annet materiale som ikke skal være tilgjengelig for alle portalbrukere.
Leverandørinformasjon og dokumenttilgang er to forskjellige ting
Den vanlige informasjonen på leverandøren følger tilgangen til selve Leverandører-funksjonen. Rollebegrensningen brukes på dokumentene og vedleggene som trenger en snevrere tilgang.
Det betyr at du normalt kan la generell leverandørinformasjon være tilgjengelig for alle relevante brukere, samtidig som enkelte dokumenter begrenses til bestemte roller.
Vær bevisst når du endrer tilgang
Når du legger til eller redigerer et dokument, bør du kontrollere om dokumentet faktisk skal være tilgjengelig for alle som kan se leverandøren.
Er dokumentet internt eller inneholder informasjon som bare enkelte roller skal ha tilgang til, velger du de aktuelle rollene før du lagrer endringene.
Er du usikker på hvordan roller og tilgang fungerer i kjedeportalen, se også den generelle veiledningen om roller, lokasjoner og tilgang.