Dokumenter og vedlegg på en leverandør

En leverandør kan ha dokumenter og filer som brukerne trenger tilgang til, for eksempel avtaler, prislister, produktinformasjon, betingelser, skjemaer eller annen relevant dokumentasjon.

Dokumentene legges til på leverandøren i Kontrollpanelet og vises automatisk i dokumentområdet på leverandørens side i kjedeportalen. Du trenger derfor ikke å opprette egne sider eller lenker manuelt for hvert dokument.

Hva bør legges som dokument?

Dokumentområdet er beregnet på informasjon som faktisk finnes som en egen fil og som brukeren skal kunne åpne eller laste ned.

Generell informasjon om leverandøren, avtalen, produkter eller tjenester bør normalt skrives som innhold på leverandøren. Et dokument bør brukes når selve filen har en verdi, for eksempel:

• en signert leverandøravtale
• en prisliste eller vareliste
• et avtaletillegg
• produkt- eller bestillingsinformasjon
• skjemaer eller maler
• annen dokumentasjon som skal være tilgjengelig som fil

Det gjør leverandørsiden enklere å bruke. Vanlig informasjon kan leses direkte på siden, mens dokumentområdet brukes til de faktiske filene.

Legg til et dokument

Åpne Leverandører i Kontrollpanelet og velg leverandøren du vil redigere.

Finn området for dokumenter og vedlegg, og legg til et nytt dokument. For hvert dokument kan du registrere:

Tittel

Gi dokumentet et tydelig navn som forteller brukeren hva filen inneholder. Unngå filnavn som bare gir mening for den som lastet opp dokumentet.

Fil

Velg en eksisterende fil fra mediebiblioteket eller last opp en ny fil.

Kort informasjon

Her kan du skrive en kort forklaring dersom tittelen alene ikke er nok. Det kan for eksempel være hva dokumentet gjelder, hvilken avtale det tilhører eller annen informasjon brukeren bør kjenne til før filen åpnes.

Hvem som kan se dokumentet

Ved behov kan dokumentet begrenses til bestemte brukerroller. Dermed kan samme leverandør inneholde både dokumenter som er tilgjengelige for alle som kan se leverandøren, og dokumenter som bare skal være tilgjengelige for bestemte roller.

Tilgangsstyringen er beskrevet nærmere i veiledningen Bestem hvem som kan se et leverandørdokument.

Dokumenter uten særskilt tilgangsbegrensning

Ikke alle dokumenter trenger egen tilgangsstyring. En vanlig prisliste, produktoversikt eller generell leverandørinformasjon kan for eksempel være relevant for alle brukere som har tilgang til leverandøren.

Dersom dokumentet ikke begrenses til bestemte roller, følger det den ordinære tilgangen til leverandørinnholdet i kjedeportalen.

Du bør derfor bare bruke rollebegrensning når det faktisk er behov for å begrense hvem som kan se dokumentet.

Flere dokumenter på samme leverandør

Du kan legge til flere dokumenter på samme leverandør. Hvert dokument registreres separat med egen tittel, fil, beskrivelse og eventuell tilgangsbegrensning.

Dette gjør det mulig å samle forskjellige typer dokumentasjon på samme leverandør uten å blande dem sammen. En leverandør kan for eksempel ha en generell prisliste tilgjengelig for mange brukere og samtidig ha interne avtaledokumenter som bare bestemte roller skal kunne se.

Rediger eller erstatt et dokument

For å endre et eksisterende dokument åpner du leverandøren i Kontrollpanelet og finner dokumentet i dokumentområdet.

Her kan du blant annet:

• endre tittelen
• endre den korte beskrivelsen
• erstatte filen
• endre hvem som kan se dokumentet
• fjerne dokumentet fra leverandøren

Husk å oppdatere leverandøren etter at du har gjort endringer.

Når en fil får en ny versjon

Dersom en avtale, prisliste eller annen fil erstattes av en nyere versjon, bør du kontrollere at brukerne ikke blir sittende med flere dokumenter som ser ut til å være gjeldende.

Du kan enten erstatte den eksisterende filen eller legge til den nye som et eget dokument og fjerne den gamle når den ikke lenger skal brukes.

GX Axis har ikke automatisk dokumentversjonering. Det er derfor administratorens ansvar å holde dokumentområdet oppdatert og sørge for at gamle eller utgåtte dokumenter ikke skaper tvil om hvilken versjon som gjelder.

Dokumenter vises automatisk i kjedeportalen

Når leverandøren er oppdatert, bruker GX Axis de registrerte opplysningene til å bygge dokumentområdet på leverandørens side.

Brukeren ser bare dokumentene vedkommende har tilgang til. Dersom et dokument er begrenset til bestemte roller, skal andre brukere ikke få dokumentet presentert som en del av leverandørens dokumentområde.

Hvordan dokumentområdet ser ut, og hvilke betegnelser som brukes, kan variere i kundens versjon av kjedeportalen.