Roller, lokasjoner og tilgang

Tilgangen en bruker har i kjedeportalen kan styres av flere forhold. To av de viktigste er brukerens rolle og hvilke lokasjoner brukeren er knyttet til.

Disse har forskjellige oppgaver:

• Rollen bestemmer hvilken type tilgang og hvilke rettigheter brukeren har.
• Lokasjonen angir hvilken eller hvilke deler av virksomheten brukeren er tilknyttet, og kan brukes til å avgrense hvilket innhold brukeren får tilgang til.

Hvordan roller og lokasjoner brukes, bestemmes av oppsettet i den enkelte kjedeportal. Ikke alle portaler bruker lokasjonstilknytning på samme måte, og ikke alt innhold trenger å være knyttet til en lokasjon.

Roller og lokasjoner er ikke det samme

En bruker kan ha en rolle som gir tilgang til bestemte funksjoner eller typer innhold. Rollen kan for eksempel avgjøre om brukeren kan administrere innhold, se bestemte dokumenter eller bruke bestemte deler av Kontrollpanelet.

Lokasjonstilknytningen sier derimot noe om hvor brukeren hører til.

En bruker kan være knyttet til én lokasjon, flere lokasjoner eller – avhengig av oppsettet – ha en rolle der lokasjonstilknytning ikke brukes som avgrensning.

Det betyr at to brukere med samme rolle ikke nødvendigvis har tilgang til nøyaktig det samme innholdet dersom innholdet også er avgrenset etter lokasjon.

Knytt en bruker til lokasjoner

Brukere med nødvendige administratorrettigheter kan knytte en bruker til én eller flere lokasjoner.

Gå til Kontrollpanelet → Brukere, og åpne brukeren du vil redigere.

Finn feltet for brukerens lokasjonstilknytning og velg den eller de lokasjonene brukeren skal være knyttet til. Lagre deretter endringene.

Hvilke lokasjoner du selv kan velge eller administrere kan være begrenset av rollen og tilgangen din.

Hvis en bruker bytter arbeidssted eller får ansvar for flere lokasjoner, bør lokasjonstilknytningen oppdateres slik at den gjenspeiler brukerens faktiske tilhørighet.

Hvordan tilgang til innhold fungerer

GX Axis kan bruke rolle, lokasjon eller en kombinasjon av disse for å bestemme hvem som får tilgang til innhold.

I praksis kan innhold derfor være:

• tilgjengelig for alle innloggede brukere
• begrenset til bestemte roller
• begrenset til bestemte lokasjoner
• begrenset ved hjelp av både rolle og lokasjon

Hvilken regel som gjelder, avhenger av innholdstypen og hvordan kjedeportalen er konfigurert.

Når både rolle og lokasjon brukes som tilgangskriterier, må brukeren oppfylle de kravene som er satt for innholdet. Det er derfor ikke nødvendigvis nok å ha riktig rolle dersom innholdet også er avgrenset til bestemte lokasjoner.

På samme måte gir det å være knyttet til en lokasjon ikke i seg selv tilgang til alt innhold som gjelder denne lokasjonen. Brukerens rolle og øvrige tilgangsregler kan fortsatt være avgjørende.

Når du endrer en bruker

Når en brukers ansvar eller arbeidssted endres, bør du kontrollere både rolle og lokasjonstilknytning.

Tenk på dem som to forskjellige spørsmål:

Hva skal brukeren kunne gjøre eller få tilgang til?

Dette styres først og fremst av rollen.

Hvor skal denne tilgangen gjelde?

Dette kan styres av lokasjonstilknytningen der kjedeportalen bruker lokasjonsbasert tilgang.

Hvis du er usikker på hvilken rolle eller lokasjonstilknytning en bruker skal ha, bør du følge tilgangsoppsettet som er definert for din kjedeportal.