E-postvarsling for Kjedemeldinger
Når du publiserer en Kjedemelding, kan du velge å sende et e-postvarsel til brukerne meldingen gjelder.
E-posten er bare et varsel om at det finnes en ny melding i kjedeportalen. Selve Kjedemeldingen i portalen er originalen og stedet brukeren skal gå for å lese innholdet.
Kjedemeldingen og e-postvarselet er to forskjellige ting
En Kjedemelding publiseres alltid i kjedeportalen. E-postvarsling er et tillegg du kan bruke når du ønsker å gjøre mottakerne oppmerksomme på meldingen.
Dette betyr blant annet at:
- meldingen finnes i portalen uavhengig av om du sender e-postvarsel
- mottakeren må ha tilgang til selve Kjedemeldingen for å kunne lese den
- e-posten skal lede brukeren tilbake til meldingen i portalen
- e-post er ikke en erstatning for Kjedemeldingen
På denne måten ligger informasjonen samlet og oppdatert ett sted, selv om brukerne varsles på e-post.
Velg om e-postvarsel skal sendes
Når du oppretter eller redigerer en Kjedemelding, finner du valget Send e-postvarsel.
Aktiver dette dersom du ønsker at mottakerne skal få et e-postvarsel når meldingen publiseres.
Du trenger ikke velge mottakere på nytt for e-posten. GX Axis bruker den samme målgruppen som er valgt for Kjedemeldingen.
Hvem mottar e-postvarselet?
Mottakerne beregnes etter den samme målgruppelogikken som bestemmer hvem som kan se meldingen i kjedeportalen.
Det betyr at systemet tar hensyn til:
- valgte brukerroller
- valgte lokasjoner
- kombinasjonen av rolle og lokasjon
Hvis både rolle og lokasjon er begrenset, må brukeren oppfylle begge kriteriene.
Eksempel:
En Kjedemelding er målrettet mot:
Rolle: Avdelingsleder
Lokasjon: Sandnes
Da sendes e-postvarselet til brukere som både er Avdelingsledere og er knyttet til Sandnes.
Det sendes ikke til alle Avdelingsledere i kjeden eller til alle brukere ved Sandnes.
Den samme målgruppen brukes dermed både for tilgang til Kjedemeldingen og for e-postvarslingen.
Hva skjer når meldingen publiseres?
Når en Kjedemelding publiseres med Send e-postvarsel aktivert, beregner GX Axis hvilke brukere som tilhører meldingens målgruppe.
Disse brukerne mottar deretter et e-postvarsel om den nye Kjedemeldingen.
Varslet inneholder informasjon som gjør det mulig å identifisere meldingen og gå videre til den i kjedeportalen.
Brukeren må være innlogget og ha tilgang til meldingen for å kunne lese den.
E-post sendes til brukeren – ikke til rollen eller lokasjonen
Roller og lokasjoner brukes til å finne riktige mottakere, men selve e-posten sendes til e-postadressen som er registrert på den enkelte brukerkontoen.
Det er derfor viktig at brukernes e-postadresser holdes oppdatert.
Hvis en bruker har feil eller manglende e-postadresse, kan vedkommende fortsatt ha tilgang til Kjedemeldingen i portalen, men vil ikke nødvendigvis motta e-postvarselet.
Redigering av en publisert melding
En Kjedemelding kan redigeres etter at den er publisert.
En vanlig redigering skal ikke automatisk føre til at samme e-postvarsel sendes på nytt.
Dette er viktig fordi en administrator for eksempel kan rette en skrivefeil, legge til en lenke eller oppdatere informasjon uten at mottakerne skal få en ny e-post hver gang meldingen lagres.
GX Axis skiller derfor mellom publisering med varsling og senere redigering av den eksisterende meldingen.
Kontroll og dokumentasjon av utsending
GX Axis registrerer nødvendig informasjon om e-postutsendingen slik at administrator kan kontrollere at varslingen er behandlet og redusere risikoen for utilsiktet dobbeltsending.
Dette er spesielt nyttig dersom en melding senere redigeres eller det oppstår spørsmål om hvorvidt varselet allerede er sendt.
Registreringen av e-postutsending er ikke det samme som en lesebekreftelse.
GX Axis dokumenterer at varslingen er håndtert og sendt gjennom portalens e-postsystem, men Kjedemeldinger har ikke et system som bekrefter at hver enkelt mottaker faktisk har åpnet eller lest e-posten eller meldingen.
Hvis mottakergruppen endres senere
Vær oppmerksom på at endring av roller eller lokasjoner på en allerede publisert Kjedemelding også endrer hvem som har tilgang til meldingen i portalen.
Det betyr ikke nødvendigvis at det automatisk sendes et nytt e-postvarsel til den nye målgruppen.
Tenk derfor gjennom målgruppen før meldingen publiseres og e-postvarslingen sendes.
Hvis en vesentlig ny målgruppe skal varsles senere, kan det i enkelte tilfeller være ryddigere å opprette en ny Kjedemelding fremfor å endre en melding som allerede er sendt ut.
Hvis du ikke velger e-postvarsling
Kjedemeldingen publiseres og fungerer som normalt selv om Send e-postvarsel ikke er aktivert.
Brukerne som tilhører målgruppen vil fortsatt kunne finne meldingen i kjedeportalen, blant annet i aktuelle meldingsvisninger der meldingen ellers oppfyller vilkårene for å vises.
E-postvarsling bør derfor brukes når det er nyttig å gjøre mottakerne aktivt oppmerksomme på meldingen – ikke nødvendigvis på hver eneste Kjedemelding.
Kort oppsummert
Kjedemeldingen er informasjonen. E-posten er varslingen.
Målgruppen bestemmes én gang og brukes både til å avgjøre hvem som kan se meldingen og hvem som skal varsles på e-post.
Når både rolle og lokasjon er valgt, må mottakeren oppfylle begge kriteriene. Senere redigering av meldingen skal ikke føre til utilsiktet ny utsending.