Avtaler og dokumenter på en lokasjon
En lokasjon i GX Axis kan ha egne avtaler og dokumenter knyttet direkte til seg. Dette gjør det mulig å samle dokumentasjon som gjelder den enkelte lokasjonen på samme sted som øvrig lokasjonsinformasjon.
Dokumentområdet kan for eksempel brukes til franchiseavtaler, leieavtaler, tilleggsavtaler, lokale avtaler, tillatelser eller annen dokumentasjon som hører til lokasjonen.
Hvilke dokumenter som brukes i kjedeportalen, avhenger av virksomhetens behov og hvordan kundens versjon er satt opp.
Dokumenter kan ha forskjellig tilgang
Dokumentene på en lokasjon trenger ikke være tilgjengelige for alle brukere som kan se lokasjonen.
For hvert dokument kan du velge hvilke brukerroller som skal ha lesetilgang. Det betyr at samme lokasjon kan inneholde både dokumenter som skal deles med flere brukergrupper og dokumenter som bare skal være tilgjengelige for bestemte roller.
Dette gjør området egnet også for interne eller mer sensitive dokumenter.
Tilgangen vurderes individuelt for hvert dokument. En bruker kan derfor se ett dokument på lokasjonen uten nødvendigvis å ha tilgang til de øvrige dokumentene.
Rolle og lokasjon må stemme
For vanlige portalbrukere styres tilgangen av både brukerrolle og lokasjonstilknytning.
Hvis et dokument er gjort tilgjengelig for en bestemt rolle, må brukeren:
- ha en av rollene som er valgt på dokumentet
- være tilknyttet den aktuelle lokasjonen
Begge kravene må være oppfylt.
Et enkelt eksempel: Hvis et dokument er gjort tilgjengelig for rollen «Franchisetaker», betyr det ikke at alle franchisetakere i kjeden kan åpne dokumentet. Bare brukere med denne rollen som samtidig er tilknyttet den aktuelle lokasjonen, får tilgang.
Dette gjør det mulig å legge for eksempel lokale avtaler på riktig lokasjon uten at tilsvarende brukere ved andre lokasjoner får innsyn.
Legg til en avtale eller et dokument
For å legge til et dokument åpner du den aktuelle lokasjonen i Kontrollpanelet og finner området Avtaler og dokumenter.
Velg Legg til rad for å opprette et nytt dokument.
For hvert dokument kan du registrere:
Tittel
Navnet dokumentet skal vises med i kjedeportalen. Bruk en tittel som gjør det enkelt å forstå hva dokumentet gjelder.
Fil
Last opp selve dokumentet eller velg en eksisterende fil dersom den allerede finnes tilgjengelig.
Kort info
Her kan du legge inn en kort beskrivelse eller forklaring. Feltet er valgfritt, men kan være nyttig dersom tittelen alene ikke forklarer dokumentets innhold eller formål.
Synlig for roller
Velg hvilke brukerroller som skal kunne lese dokumentet. Flere roller kan velges dersom dokumentet skal være tilgjengelig for flere brukergrupper.
Lagre eller oppdater lokasjonen når dokumentet er ferdig registrert.
Hvis du ikke velger noen roller
For dokumenter på lokasjoner betyr et tomt felt under Synlig for roller ikke at dokumentet blir tilgjengelig for alle.
Dokumentet vil da bare være tilgjengelig for brukere som har administrativ redigeringstilgang til den aktuelle lokasjonen.
Dette er en bevisst sikkerhetsmekanisme. Lokasjonsdokumenter kan inneholde avtaler og annen informasjon som ikke bør bli tilgjengelig for vanlige portalbrukere ved en feil.
Hvis et dokument skal deles med portalbrukere, må du derfor aktivt velge hvilke roller som skal ha tilgang.
Slik vises dokumentene i kjedeportalen
Dokumentene presenteres under Avtaler og dokumenter på detaljsiden for lokasjonen.
Brukeren ser bare dokumentene vedkommende faktisk har tilgang til. Dokumenter brukeren ikke har tilgang til, vises ikke i listen.
For hvert tilgjengelig dokument kan kjedeportalen vise dokumentets tittel, eventuell kort informasjon og en lenke til selve filen.
Tilgangsstyringen gjelder også selve dokumentfilen. Det er derfor ikke tilstrekkelig å kjenne eller få tilsendt en direkte lenke til en fil man ikke har tilgang til.
Administrasjon og lesetilgang er to forskjellige ting
Det er viktig å skille mellom å kunne lese et dokument og å kunne administrere dokumentområdet.
Hvilke roller som kan legge til, endre eller fjerne dokumenter, bestemmes av rettighetsoppsettet i kundens versjon av kjedeportalen. En bruker kan derfor ha tilgang til å redigere annen informasjon om en lokasjon uten nødvendigvis å kunne administrere avtalene og dokumentene som ligger der.
Brukere med full administrativ tilgang til en lokasjon kan se dokumentasjonen de har rett til å administrere, uavhengig av hvilke roller som er valgt som lesere av det enkelte dokumentet.
Tenk gjennom tilgangen før du publiserer
Avtaler og dokumenter kan inneholde informasjon som ikke skal deles med alle brukere. Kontroller derfor alltid Synlig for roller før du lagrer et nytt dokument eller endrer tilgangen til et eksisterende.
Er du usikker på hvem som skal ha tilgang, er det tryggere å la dokumentet være begrenset til administrativ tilgang inntil riktig målgruppe er avklart.