Grunninformasjon, status og lokasjonskategori
Grunninformasjonen beskriver selve lokasjonen og brukes flere steder i kjedeportalen. Her registrerer du blant annet navn, adresse og andre grunnopplysninger, og du kan angi lokasjonens status og kategori.
Hvilke felt som er tilgjengelige, kan variere mellom ulike kjedeportaler. Kundens versjon kan også bruke andre betegnelser på lokasjoner, for eksempel avdelinger, utsalg, butikker eller kontorer.
Navn og grunnopplysninger
Lokasjonens navn er normalt den viktigste identifikasjonen av lokasjonen og brukes blant annet i oversikter og andre steder der lokasjonen vises eller velges.
Bruk et navn som gjør det enkelt å kjenne igjen lokasjonen. Dersom virksomheten har en fast navnestandard for lokasjonene, bør denne følges.
Avhengig av oppsettet kan grunninformasjonen også inneholde blant annet:
- adresse
- postnummer og sted
- telefonnummer
- e-postadresse
- andre praktiske opplysninger om lokasjonen
Mer spesifikk selskaps-, faktura- og kontaktinformasjon kan være organisert i egne felt eller seksjoner.
Status
Status brukes for å angi om lokasjonen er aktiv eller har en annen driftsstatus.
Hvilke statuser som finnes, bestemmes av oppsettet i den enkelte kjedeportal. Det kan for eksempel finnes statuser som Aktiv, Midlertidig stengt eller Inaktiv.
Status gjør det mulig å beholde en lokasjon og informasjonen som er knyttet til den, selv om lokasjonen ikke lenger skal behandles som aktiv.
Dette er særlig nyttig når lokasjonen allerede er koblet til brukere, dokumenter, meldinger eller annet innhold. I slike tilfeller bør du normalt vurdere å endre status fremfor å slette lokasjonen.
Endring av status sletter ikke lokasjonen. Lokasjonen blir fortsatt liggende i Kontrollpanelet og kan senere redigeres eller få ny status.
Hvordan de forskjellige statusene påvirker visning og tilgjengelighet i portalen, kan variere med kundens versjon.
Lokasjonskategori
En lokasjon kan tilhøre én eller flere kategorier dersom dette brukes i kjedeportalen.
Lokasjonskategorier brukes til å gruppere eller skille mellom forskjellige typer lokasjoner. Hva kategoriene heter og hva de brukes til, bestemmes av oppsettet i den enkelte kjedeportal.
Velg kategorien eller kategoriene som passer for lokasjonen. Dersom du er usikker på hvilken kategori som skal brukes, bør du følge virksomhetens etablerte oppsett.
Bilde og logo
Kundens versjon kan ha egne felt for bilde eller logo knyttet til lokasjonen. Disse kan brukes når lokasjonen presenteres i portalen, for eksempel i en lokasjonsoversikt eller på lokasjonens egen side.
Dersom bilde eller logo brukes, bør du velge filer som er egnet for formålet og følge eventuelle retningslinjer virksomheten har for bildeformat, størrelse og grafisk profil.
Det er ikke nødvendig å laste opp bilde eller logo dersom dette ikke brukes i den aktuelle kjedeportalen.
Før du lagrer
Kontroller spesielt at lokasjonens navn er korrekt, at riktig status og lokasjonskategori er valgt, og at adresse og øvrige grunnopplysninger er oppdatert.
Endringer i disse opplysningene kan bli synlige flere steder i kjedeportalen. Vær derfor særlig oppmerksom når du redigerer en lokasjon som allerede er i bruk og koblet til brukere eller annet innhold.