Rediger og administrer Kjedemeldinger
En Kjedemelding kan redigeres også etter at den er publisert. Du kan blant annet rette innhold, endre hvem meldingen er rettet mot, justere gyldighetsperioden eller ta meldingen ut av portalen.
Endringer i en publisert Kjedemelding påvirker meldingen i kjedeportalen. Et e-postvarsel som allerede er sendt, kan derimot ikke endres eller trekkes tilbake.
Finn tidligere Kjedemeldinger
Gå til Kjedemeldinger i Kontrollpanelet for å se meldingene som er opprettet.
Her kan du finne både publiserte meldinger og meldinger som fortsatt ligger som utkast. Avhengig av oppsett og rettighetene dine kan du også ha tilgang til meldinger som ikke lenger er aktive.
Velg meldingen du ønsker å åpne eller redigere.
Rediger en publisert Kjedemelding
En publisert Kjedemelding kan redigeres på samme måte som da den ble opprettet.
Du kan blant annet endre:
- tittel og innhold
- meldingstype
- lenker og vedlegg
- om meldingen skal være fremhevet eller markert som viktig
- hvilke roller og lokasjoner meldingen er rettet mot
- gyldighetsperioden
Lagre eller oppdater meldingen når endringene er ferdige. Endringene gjelder deretter for meldingen som vises i kjedeportalen.
Endre målgruppen
Du kan endre hvilke brukerroller eller lokasjoner en publisert Kjedemelding er rettet mot.
Når målgruppen endres, beregnes tilgangen til meldingen ut fra de nye valgene. Brukere som ikke lenger oppfyller kriteriene, vil ikke lenger se meldingen. Brukere som omfattes av den nye målgruppen, får tilgang til den.
Dersom både brukerroller og lokasjoner er valgt, må brukeren oppfylle begge kriteriene for å være en del av målgruppen.
Endring av målgruppen påvirker meldingen i kjedeportalen. Den endrer ikke hvem som allerede har mottatt et tidligere e-postvarsel.
Endre gyldighetsperioden
Gyldighetsperioden bestemmer når Kjedemeldingen skal være tilgjengelig for mottakerne.
Du kan endre start- og sluttdato også etter at meldingen er publisert. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom informasjonen skal være tilgjengelig lenger enn først planlagt, eller dersom meldingen skal avsluttes tidligere.
Hvis gyldighetsperioden endres slik at meldingen ikke lenger er gyldig, vil den ikke lenger vises som en aktiv melding for mottakerne.
Redigering sender ikke automatisk et nytt e-postvarsel
En viktig forskjell er at Kjedemeldingen i portalen og e-postvarselet om meldingen er to separate ting.
Når et e-postvarsel sendes, registreres utsendingen. Senere redigering av Kjedemeldingen skal derfor ikke føre til at det samme varselet sendes på nytt ved en vanlig oppdatering.
Det betyr også at dersom du endrer målgruppen etter at e-postvarselet er sendt, får ikke nye mottakere automatisk tilsendt det tidligere varselet.
E-posten som allerede er sendt, endres heller ikke dersom du senere retter teksten i Kjedemeldingen.
Se E-postvarsling for Kjedemeldinger for en nærmere forklaring av hvordan varslingen fungerer.
Avpublisere eller slette en Kjedemelding
Hvis en melding ikke lenger skal være tilgjengelig, kan den tas ut av publisering eller slettes dersom du har nødvendige rettigheter.
Vurder om meldingen faktisk bør slettes. Dersom det er ønskelig å beholde den som historikk, kan det være bedre å avslutte gyldighetsperioden eller endre publiseringsstatus enn å fjerne den permanent.
Et e-postvarsel som allerede er sendt, påvirkes ikke av at Kjedemeldingen senere avpubliseres eller slettes.
Før du endrer en publisert melding
Vær særlig oppmerksom når du gjør større endringer i en melding som allerede har vært tilgjengelig en stund. Mottakere kan allerede ha lest meldingen eller mottatt e-postvarsel med den opprinnelige informasjonen.
Ved vesentlige endringer kan det derfor være mer hensiktsmessig å opprette en ny Kjedemelding enn å endre den eksisterende. Da blir det tydelig for mottakerne at det har kommet ny eller korrigert informasjon.