Velg riktig brukerrolle
Brukerrollen er en sentral del av hva en bruker kan se og gjøre i kjedeportalen. Når du oppretter en ny bruker eller endrer en eksisterende bruker, er det derfor viktig å velge rollen som passer til personens ansvar og arbeidsoppgaver.
Hvilke brukerroller som finnes, hva de heter og hvilke tilganger de gir, bestemmes av oppsettet i den enkelte kjedeportal. Rolleoppsettet kan derfor være forskjellig fra én kjedeportal til en annen.
Virksomheten skal ha fått en egen oversikt over rollene som er satt opp i sin kjedeportal, med beskrivelse av hvilke tilganger og funksjoner de forskjellige rollene har. Bruk denne oversikten som fasit når du skal velge rolle.
Velg rolle etter behov
En bruker bør som hovedregel få den rollen som gir nødvendig tilgang til å utføre arbeidsoppgavene sine – men ikke mer.
En person som bare skal lese informasjon og dokumenter trenger normalt ikke en rolle som også gir tilgang til å administrere innhold eller andre brukere. Tilsvarende bør administrative roller bare gis til personer som faktisk har behov for disse funksjonene.
Det kan være fristende å velge en rolle med litt ekstra tilgang «for sikkerhets skyld». Det er sjelden nødvendig. Roller er laget for å sørge for at brukerne får tilgang til det de trenger, samtidig som informasjon og administrative funksjoner begrenses til de riktige personene.
Rolle og lokasjon er ikke det samme
I noen kjedeportaler styres tilgang både av brukerrolle og av hvilken lokasjon eller hvilke lokasjoner brukeren er knyttet til.
Rollen beskriver i hovedsak hva brukeren kan gjøre, mens lokasjonstilknytningen kan være med på å bestemme hvilket innhold brukeren får tilgang til.
En bruker kan derfor ha riktig rolle, men likevel mangle tilgang til bestemt innhold dersom brukeren ikke er knyttet til riktig lokasjon.
Les mer: Roller og lokasjoner – hva er forskjellen?
Når en bruker får nye oppgaver
Du kan endre brukerrollen senere dersom personens ansvar eller arbeidsoppgaver endres. Det er ikke nødvendig å opprette en ny brukerkonto.
Før du endrer rollen, bør du kontrollere hva den nye rollen gir tilgang til. En rolleendring kan både åpne for nytt innhold og nye funksjoner, og fjerne tilganger brukeren hadde tidligere.
Er du usikker på hvilken rolle som skal brukes, bør du først kontrollere rolleoversikten som gjelder for din kjedeportal.