Avtaleinformasjon og avtaleperiode
For en leverandør kan du registrere informasjon om avtalen kjeden har med leverandøren, og angi hvilken periode avtalen gjelder for.
Avtaleinformasjonen brukes både for å gi brukerne nødvendig informasjon om leverandørforholdet og for å gjøre det enklere å holde oversikt over hvilke avtaler som er aktive og hvor lenge de gjelder.
Skriv avtaleinformasjon
Informasjon om selve leverandøren og avtalen skrives i innholdsfeltet på leverandøren. Her kan du beskrive det brukerne trenger å vite, for eksempel:
- hva avtalen omfatter
- hvilke produkter eller tjenester avtalen gjelder
- bestillingsrutiner
- priser, rabatter eller andre betingelser
- praktiske forhold ved bruk av avtalen
- annen relevant informasjon om leverandørforholdet
Denne informasjonen er fri tekst og kan tilpasses den enkelte leverandøren. Du trenger derfor ikke forsøke å presse all avtaleinformasjon inn i faste felt.
Angi avtaleperioden
GX Axis har egne felt for avtaleperioden. Avtalen kan enten registreres som løpende eller med en bestemt periode.
For en tidsbegrenset avtale angir du dato for når avtalen gjelder fra og til. Dersom avtalen ikke har en fast sluttdato, kan den registreres som løpende.
En løpende avtale kan også ha en startdato.
Avtaleperioden brukes av GX Axis til å presentere avtalen på en ensartet måte i kjedeportalen. I administrasjonsoversikten kan du også se avtaleperioden uten å åpne den enkelte leverandøren.
Avtaleinformasjon og avtaledokumenter er ikke det samme
Det er nyttig å skille mellom informasjonen om avtalen og dokumentene som tilhører avtalen.
Avtaleinformasjonen beskriver det brukerne trenger å vite og skrives som vanlig innhold på leverandøren. Selve avtaledokumentet, prislister, varelister, bonusavtaler, bestillingsskjemaer og lignende kan i stedet legges til som dokumenter og vedlegg.
Dette gjør at den viktigste informasjonen kan leses direkte i kjedeportalen, mens brukeren kan åpne originaldokumentene når det er behov for flere detaljer.
Dokumenter og vedlegg kan også ha egen tilgangsstyring. Det betyr at generell avtaleinformasjon kan være tilgjengelig for alle som har tilgang til leverandøren, samtidig som enkelte avtaledokumenter bare vises for bestemte brukerroller.
Hvordan du legger til og styrer tilgangen til slike filer, er beskrevet nærmere under Dokumenter og vedlegg på en leverandør.
Tips: Bruk avtaleinformasjonen til det brukeren faktisk trenger å vite i det daglige. Bruk vedlegg til dokumentasjon og detaljer som det er naturlig å åpne ved behov.